如何當好總監(jiān)理工程師
北京國電德勝工程監(jiān)理有限公司 張勝禮
摘要:總監(jiān)理工程師是項目監(jiān)理組織中責、權、利的主體,是各項工作領導的核心,是監(jiān)理目標控制的全面實現(xiàn)者,既要對業(yè)主的成果性目標負責,又要對監(jiān)理單位的效率性目標負責,所以總監(jiān)師在項目監(jiān)理中起著絕對重要的作用。
關鍵詞:監(jiān)理理念 監(jiān)理方法 協(xié)調技巧 領導藝術
一、樹立正確的管理理念是總監(jiān)師做好監(jiān)理工作的前提
正確的思想觀念是成功的前提一個人是這樣,一個組織是這樣,一個國家同樣也是這樣。我國幾十年改革開放的成功事實就是一個鮮活的證明,這是大家有目共睹的。俗話說:“改變一種思維,收獲一份智慧;改變一種觀念,收獲一個未來”。所以,我們的觀念必須適應時代、適應潮流,跟不上形勢的陳舊觀念就要改變,包括認知觀念、時間觀念、學習觀念、機遇觀念、人脈觀念、成敗觀念、風險觀念等等。尤其在當今飛速發(fā)展的高科技競爭時代,必須首先樹立正確的風險觀念,要敢于面對現(xiàn)實。常言道:“沒有絕境,哪來的絕唱;沒有懸崖,哪有懸崖邊獨特的風景;人生充滿冒險,冒險與成功在”。只要積極付出,就會得到正面回報。還要清醒地認識到:沒有永遠的安全感,時刻保持清醒的頭腦才是我們最明智的選擇,主動就可以占據(jù)優(yōu)勢地位。只要認真做,只要肯學,只要努力,就會有希望,就會有成功。總監(jiān)師必須樹立這樣的觀點和信念,才能為取得優(yōu)異成績而奠定堅實的基礎。
二、靈活運用監(jiān)理方法(手段)是做好監(jiān)理的有效保證
管理方法是管理原理指導管理活動的必要中介和橋梁,是實現(xiàn)管理目標的途徑和手段。充分理解和靈活運用管理方法是有效監(jiān)理的保證。
(一)、行政方法:是指各種行政的決議、決定、指令性計劃、規(guī)章、制度、工作程序、標準等。是依靠權威,強調職責、職位、職權。其使縱向信息傳遞快捷,管理措施迅速有效地發(fā)揮作用;能夠集中統(tǒng)一地使用和靈活地調動人力、物力、財力和技術力量;保證機構內部之間在行動上的一致,使被監(jiān)理方得到有效控制。
(二)、經濟方法:運用經濟手段來執(zhí)行管理職能和項目控制,實現(xiàn)監(jiān)理任務。監(jiān)理內部:采用統(tǒng)一價值尺度來衡量、評價個人的經濟成果,把其物質利益與項目的監(jiān)理效果掛鉤,能有效調動其工作積極性,提高其責任心;監(jiān)理外部:控制承包商不良行為,進行目標控制的有力手段。
但必須正確使用,因為其強調物質利益原則的方法不可避免地存在局限性,過分強調經濟手段的效果也并不好,應視情況而定。
(三)、法律方法:利用和遵循國家的有關法律、法規(guī)和規(guī)章等來管理項目監(jiān)理活動和行為。對外部:以國家法令、合同為依據(jù)處理同業(yè)主、承包商的關系和各種事物;對內部:用此法除了保證監(jiān)理活動的正常秩序外,還有效地促進監(jiān)理人員的工作積極性,保證監(jiān)理活動符合客觀規(guī)律。
但應注意:只能在合法與非法的有限范圍內調整和控制人們的行為。
(四)、教育方法:就是用政治思想工作的方法解決各種問題,使人們統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識。管理工作首先是對人的管理,依靠思想政治工作改變人的精神面貌,調動人的積極性;隨著監(jiān)理活動的展開,監(jiān)理人員、業(yè)主、承包商均會產生種種想法,對于思想問題,應通過說服教育來解決。
但此法也有一定局限性,應與其他方法配合運用。
(五)、數(shù)學方法:善于運用數(shù)據(jù)和有關數(shù)學科學知識為工具,對監(jiān)理活動進行定性、定量的分析。運用此法時,應將定量分析與定性分析相結合并以定性分析為前提。
(六)、社會心理方法:運用社會心理科學知識,通過了解人們的社會心理活動,按照人們在經濟生活中的社會心理活動規(guī)律來搞監(jiān)理工作。從滿足人們生產、工作和消費活動中的社會心理上的需要,以達到調動人們生產、工作和消費的積極性為目的。不僅可調動廣大監(jiān)理人員的工作積極性,也有助于與業(yè)主、承包商關系的處理。
三、把握公關與協(xié)調技巧是推動工作的催化劑
(一)、項目監(jiān)理機構與業(yè)主關系的處理
監(jiān)理師如何贏得業(yè)主的信任是實施監(jiān)理的關鍵。因為有了業(yè)主的信任,才能取得業(yè)主的支持,監(jiān)理工作才能收到效率。
1、豐富的管理經驗使業(yè)主放心。在工作中要求監(jiān)理師須具備全面的專業(yè)知識和豐富的現(xiàn)場管理經驗,尤其要求總監(jiān)更是一個具備懂技術、會管理、懂經濟、懂法律的“高智能復合型人才”,由其組建一個能勝任該項工程建設監(jiān)理的班子。重點工作如下:
(1)設計階段的優(yōu)方案化。設計監(jiān)理在施工前提出建議,供業(yè)主決策。主要是針對布局是否合理,結構是否安全可靠或有保守浪費,樣式是否美觀,造價是否濟經。
(2)施工前組織圖紙會審。在會審時,不僅要促使承包商盡量多提問題,而且要求監(jiān)理師靠自身的知識和經驗,詳細地列出問題,向設計方反饋,將圖紙中的問題盡量在施工前解決,以避免或盡可能減少變更,以便加快工程進度,減少施工損失。
(3)事前預測,目標控制。在施工準備階段,總監(jiān)應組織監(jiān)理師,本著技術先進、經濟合理的原則,并應用自身的專業(yè)知識和實踐經驗,對影響各目標的諸多因素進行分析,提出詳細的預控措施,重點抓好事前控制;認真協(xié)助業(yè)主通過招標擇優(yōu)選擇承包商,仔細審查承包商上報的施工組織設計、施工方案,提出監(jiān)理意見,使其完善,切實可行;施工過程中,確定重點控制對象和內容。認真編制監(jiān)理規(guī)劃,并將其核心內容貫穿到監(jiān)理實施細則中,以指導監(jiān)理工作。
2、踏實認真的工作作風使業(yè)主信任。工作的認真程度對提高監(jiān)理水平和取的成效起著至關重要的作用。關鍵要把好以下幾點:
(1)嚴把承包商素質審查關。總監(jiān)須認真審查承包商項目經理部的領導班子成員,尤其是項目經理和技術負責人,要核實其是否有承擔責任項目的經歷和能力;分包單位資質、質量保證體系、施工設備配置、各類專業(yè)技術人員和實際操作工人的素質,要核實其資質或資格是否滿足要求。
(2)嚴把進場材料、設備質量檢驗關。首先查驗三證,然后按規(guī)定進行復檢。
(3)嚴把報審、報驗簽證關。嚴格抓好報審制度,通過審批后方可進行施工。嚴格報驗制度,狠抓工序質量檢驗,驗收符合標準后方準進入下道工序。對于隱蔽工程驗收,須備好資料查驗,及時簽證。
(4)嚴控計量支付簽證關。資金是工程建設的必要條件,其運用是否合理對工程進展影響極大。根據(jù)投資控制目標,按照項目建設的進度要求,做出資金使用計劃,作為投資控制的依據(jù);在施工過各中,以合同為基準,嚴格控制工程變更,站在公正、客觀的立場上,按規(guī)定程序確定變更價格(款),及時上報業(yè)主審批;在核實工程進度款時,對已完并合格的工程量及時、認真地計量,經總監(jiān)審核簽署付款憑證后上報業(yè)主審查。
(5)嚴把竣工驗收、結算審核關。具備條件時,總監(jiān)組織相關參建人員對工程進行初驗。依照現(xiàn)行的施工驗收規(guī)范和質量檢驗標準進行檢查,對提出的問題組織承包商及時整改,直到具備正式驗收條件,再報業(yè)主組織有關單位人員進行竣工驗收;同時,要把好工程結算關。據(jù)合同規(guī)定,按圖紙和變更要求,客觀、公正地認真審查承包商上報的結算書,維護業(yè)主和承包商的正當權益,使雙方達成一致,及時辦理交接和結算手續(xù)。
3、主動周到的服務使業(yè)主滿意。熱情服務與業(yè)主是監(jiān)理的宗旨。
(1)積極協(xié)助業(yè)主做好開工前的準備工作。
(2)積極協(xié)助業(yè)主搞好合同管理。要求監(jiān)理師在參與業(yè)主洽談和簽訂合同時,對合同訂立和履行的基本原則、訂立的程序、有效條件、變更和解除、解決糾紛的方式等向業(yè)主全面解釋,力求合同簽訂的更加嚴密,以減少爭議和糾紛。
(3)認真處理好索賠事宜。在接到索賠文件后,監(jiān)理師應立即投入其處理工作,要以事實為依據(jù),以合同為準繩,做到公正、合理;在處理承包商索賠時,必須分清索賠事件的責任,確定承擔方。同時,在公正合理情況下,做好業(yè)主的反索賠;在核算索賠時,應注意取費合理,計算準確。促使索賠事件盡量能在雙方認可的基礎上順利解決。
(二)、項目監(jiān)理機構與承包商關系的處理
總監(jiān)處理好與承包商的關系是工作成敗的關鍵。實際工作中,個別監(jiān)理師由于認識上的欠缺、經驗不足、方法呆板等,難免使關系處理不好。故,要把握以下幾點:
l、工作中應體現(xiàn)獨立性和公正性。工作中必須站在公正的立場上維護合同雙方的合法利益。
在代表業(yè)主利益的同時也要維護承包商合法利益,總監(jiān)理師應根據(jù)有關法規(guī)、合同文件,以充足的理由,促使業(yè)主對承包商受到損害的利益予以補償,以便使工程順利推進。
監(jiān)理師的職業(yè)道德和行為規(guī)范也要求其在履行職業(yè)服務過程中必須公正,只有公正,才能使承包商信任,也能得到承包商的理解和支持。
2、明白業(yè)主對監(jiān)理師的授權工作。授權必須明確在施工承包合同之中。
3、利用業(yè)主授予的權力開展工作。業(yè)主授權后,從法律上確定了監(jiān)理與被監(jiān)理的關系,從而具備了相應的權力。也使承包商對監(jiān)理師產生一定的敬畏心理,將有利于監(jiān)理工作的順利展開。
4、堅持原則,方法靈活。在技術標準、合同要求、監(jiān)理程序等原則性的問題上,不能含糊,必須堅持。但在不違背原則的情況下,可采取靈活的工作方法。對承包商的失誤應分別對待:即由于施工經驗不足所致的,進行指導和培訓;缺乏措施或管理不力所致的,要求領導強化管理;故意違反規(guī)定、規(guī)程施工所致的,令其返工;我行我素、屢教不改所致的,按有關規(guī)定予以處罰。
5、既要找出問題,還要協(xié)助承包商解決問題。作為總監(jiān),對于所發(fā)現(xiàn)的問題,尤其是較難處理的問題,既要求其整改,還要提出可行的方案和措施建議,使其消除抵觸情緒。這樣承包商會認為監(jiān)理師真心幫忙,其威信也在悄然中提高,若再發(fā)出任何指令,承包商都愿意接受。但注意把握尺度。
6、提出承包商的問題之前,應肯定其好的方面。從心理學角度講,在給予肯定之后,再指出他的不足之處,他就很容易接受,并能主動配合進行整改。
7、提出處理問題的建議之前,應征求承包商的意見。目的是讓他們參加討論,有一種被尊重的感覺,這樣,即使其意見未被采納,他們也會樂意接受監(jiān)理師的處理方案。
8、要與承包商共憂患。從某種角度上講,雙方的目標、利益是一致的。要急他之所急,想他之所想。在此情況下發(fā)出的指令、要求符合實際,才容易被接受,監(jiān)理師也必將受到歡迎.。9、對承包商人員要熱情。這樣,他們會覺得監(jiān)理師平易近人,對其提出的要求容易接受。10、對較好的承包商應贊揚和鼓勵。提出表揚和鼓勵從另一個側面也反映出了監(jiān)理工作的效果。
l1、不要單獨與承包商親密接觸。由于監(jiān)理師的位置較特殊,其關系密切就可能使業(yè)主產生懷疑。
12、不能接受承包商的禮品。收禮會不可避免地失去公正,進而造成一定的影響和損失。
總之,監(jiān)理與承包商間是最活躍的關系,其處理的好壞,將直接影響到雙方工作的正常開展。所以在工作中,要取得承包商的配合,積極主動地調動各方面的積極性,使合同得以有效實施,這才能收到事半功倍的效果。
三、科學的領導藝術是順暢解決問題的金鑰匙
領導是有效管理的一個重要方面;激勵是激發(fā)和鼓勵人們實現(xiàn)組織目標的過程;激發(fā)和鼓勵人們的積極性和創(chuàng)造性,是領導作用的重要體現(xiàn),即指揮作用、協(xié)調作用、激勵作用。
總監(jiān)的工作效率和效果在很大程度上取決于其領導方法和藝術。正確、靈活、熟練運用各種科學的領導方法和原則,才能順利實施領導職責。
(一)、有效領導的原則
l、例外事務的原則??墒箍偙O(jiān)減少日常重復性工作,集中精力抓大事。同時,可使下級增強獨立工作的能力和負責精神。按照工作程序化要求,對任何工作都要問三個“能否”:即否取消它?能否與其它工作合并?能否用簡便法取代?對確認要做的工作,要明確由堆去干?準來提供資料?怎么去干?干到什么程度?什么時候完?完工轉給誰?這些要求都由業(yè)務流程圖規(guī)定下來,形成體系。照此工作就能做到忙而不亂,秩序井然,提高效率。否則會失去主見,沒有責任感。
2、提高會議效率的原則。提高會議效率,總監(jiān)必須掌握開好“非開不可”的會議,以下兩類會議是必要的:
監(jiān)理內部定期例會。主要包括:前階段的1二作情況、存在的問題及如何解決、下階段的工作目標及如何實現(xiàn)、應急對策、經驗交流等等。
工程定期協(xié)調會。總監(jiān)事先應有充分的準備,做好會議設計,并形成決議,落實到位。設計如下:議題的提出。規(guī)定提議人事先要扼要說明情況及問題的內容;限定出席人數(shù);限定報告人及出席人發(fā)言時間;堅決反對遲到早退;建立良好的會風。
3、管理時間的原則。為了有效地利用時間,必須掌握以下三條原則:
診斷自己的時間。其目的是知道自己的時間是如何耗用的。要掌握用精力最好的時候段去干最重要的事情。
分析無效的時間。應該確定哪些事情根本不必做,對此類事應立即停止,或明確由別人去做;還要檢查自己是否有浪費別人時間的行為。
排除浪費的時間。在日常監(jiān)理活動中,產生時間浪費的原因很多,例如監(jiān)理組織的制度不健全、環(huán)節(jié)過多、信息不暢、人浮于事、相互扯皮等。
4、尊重人格的原則。人不僅有理智,也是有感情的,尊重人格是監(jiān)理人員之間應有的基本態(tài)度,總監(jiān)必須積極倡導??偙O(jiān)只有尊重下級,才會受到監(jiān)理人員尊重,才會贏得眾人的愛戴。還要尊重承包商人員,尊重承包商的意見和人格。
5、物質利益的原則。人們努力工作的一切活動都同利益有關,這主要是指物質利益。堅持此原則,是總監(jiān)實現(xiàn)有效管理的重要原則之一??偙O(jiān)應當引導廣大監(jiān)理人員對物質利益全面關心。
6、積極激勵的原則。對于人的管理,有兩大方法:一種是消極性的制裁或懲罰;另一種是積極的激勵或獎賞。前者利用人的畏懼心理使之安分守己,但只能保持最起碼的工作標準;后者利用人的上進心及榮譽感、自尊心,使人奮發(fā)圖強,發(fā)揮其內在最深潛能。
7、信息溝通的原則。內部溝通,主要是指全體人員對目標、計劃及一切工作達到一致的了解,使大家同心同德實現(xiàn)組織的目標。應明確三方面溝通路線:上行溝通、下行溝通、平行溝通。
外部溝通,主要是指與業(yè)主、承包商和其他有關部門就監(jiān)理的目標、程序、方法等一切工作有共同一致的了解,使大家共同努力實現(xiàn)建設目標。
8、人人參與的原則。是現(xiàn)代管理工作中一項重要原則。監(jiān)理是一項高智商的工作,所涉及的技術問題和管理問題日愈復雜??偙O(jiān)只有實行民主管理,才能發(fā)揮每個監(jiān)理人員的聰明才智,集中各方面專業(yè)人才的智慧,才能解決好復雜的技術、管理問題。
9、相互領導的原則。領導并非一定是上級對下級而言,如果下級意見能夠對上級發(fā)生影響,那么下級就能起到一定的領導作用。相互領導原則可把組織看成是一個相互行為的動態(tài)體系,而不是僅靠權責分配所建立的體系。其實,監(jiān)理人員有評議、監(jiān)督總監(jiān)的職權。
10、適應情況的原則??偙O(jiān)自我提醒選擇領導方式時不要生搬硬套。
(二)、總監(jiān)師的領導方法
1、要善于發(fā)現(xiàn)問題。怎樣才能主動發(fā)現(xiàn)問題?主要通過以下途徑去發(fā)現(xiàn)問題:
通過學習去發(fā)現(xiàn)問題。能否及時發(fā)現(xiàn),主要取決于兩個條件:即客觀條件和主觀條件。
靠監(jiān)理人員去發(fā)現(xiàn)問題。監(jiān)理人員不僅是監(jiān)理活動的主體,而且也是傳遞信息和掌握情況的深厚基礎。故,須深入到現(xiàn)場,才能使自己耳聰目明。
開拓思路去發(fā)現(xiàn)問題??偙O(jiān)要善于發(fā)現(xiàn)問題,就應開拓思路,善于從一件事情、一個問題出發(fā)去思考問題,并能從中發(fā)現(xiàn)與之有一定聯(lián)系的其他問題;
從分析中發(fā)現(xiàn)問題??偙O(jiān)應定期進行工程狀況和監(jiān)理活動分析,通過分析查找問題,針對問題提出加強監(jiān)督管理的措施。
通過比較發(fā)現(xiàn)問題??偙O(jiān)應經常與過去工程項目,特別是類似工程項目監(jiān)理效果比較;與其他監(jiān)理單位進行比較。通過比較、總結,就可以進一步找出新的問題。
2、要善于分析問題??偙O(jiān)要學會運用系統(tǒng)分析的方法,就能掌握領導工作的主動權。應抓好以下關鍵環(huán)節(jié):
提出問題要有目的性。做任何一項決策,布置任何一項任務,必須目的明確、清楚,為分析提供依據(jù)和標準。
考慮問題要有整體性。對事物的某個部分做分析時,不要忽視事物的整體和其他相關部分,既要了解其共性和一般規(guī)律,又要了解其個性和特殊規(guī)律;既要考慮到物的因素,又要要考慮到人的因素,及空間和時間的因素等。
布置工作要考慮協(xié)調性。該項工作以誰為主,由哪些部門和人員進行配合?總監(jiān)在布置工作時,不僅要有明確的目的,而且還要考慮到協(xié)調。
確定方案的整體優(yōu)化性??偙O(jiān)在處理任何問題、達到任何目標時,要在許多方法、方案和途徑中找出最優(yōu)化的。這種整體優(yōu)化要考慮工作上的可能性、經濟上的合理性和技術上的可行性。
3、 要善于解決問題。主要表現(xiàn)在以下三方面:
果斷地解決問題。針對非解決不可的問題,特別是來不及商討的問題必須果斷。
全面地解決問題。對整個監(jiān)理機構的監(jiān)理活動進行統(tǒng)一領導,集中指揮,對工作必須做出統(tǒng)籌規(guī)劃和全面部署,分清主次和輕重緩急,主角與配角安排得當,各項工作必須考慮周到,各個環(huán)節(jié)相互銜接協(xié)調,任務目標明確,責任權力清楚。
有重點地解決問題。在實施監(jiān)理過程中,要善于發(fā)現(xiàn)并抓住發(fā)展中的主要環(huán)節(jié),解決好一些具有決定作用的重大問題,才能掌握全局。
(三)、總監(jiān)師的領導藝術
即為不能程序化、模式化、定量化,但又需領導及時處理的領導行為。
1、待人的藝術。其核心是如何發(fā)揮下級的監(jiān)理人員的作用,取得項目參與單位的密切配合和上級的支持。須遵循以F三條原則:
要用人之長。原則是用“有能力之人”,當然,對于品質較差的人,盡管其有一技之長,也絕不能忽視其問題,要在用其所長的同時,輔以必要防范措施。
要尊重他人職權??偙O(jiān)應尊重上級領導,即對上級的決定要認真執(zhí)行,對自身的工作要如實向上級請示報告;總監(jiān)要尊重其他參與單位,做到權力不爭、責任不讓;總監(jiān)對下級監(jiān)理人員也應充分地尊重,不得隨便插手干預下級權限范圍內的事務,以免破壞下級的自主能力和責任心,進而造成下級對上級的依賴心理,增加上級負擔,也會使上級的威信受到傷害,影響領導效果。
要嚴以律己,寬以待人??偙O(jiān)的個人品質是總監(jiān)領導藝術的后盾。嚴以律己,以身作則,身體力行,不以權謀私,必然會取得下級監(jiān)理人員的信服;忠誠待人,寬以待人,才會得到人心。
1、 處理事情的藝術。處理工作效果因人而異,應做到以下幾點:
要抓好本職的重點:亡作。監(jiān)理機構的領導工作主要精力和時間放在決策問題上;下層領導主要的精力和時間放在監(jiān)理技術問題上。上層領導要求有較高的決策能力,中層次之,基層次中,但在人群關系上,層次是同等的,可善于處理人與人之間的關系,善于調動人員的積極性。
工作要有明確的目標。目標是工作的航標,必須是清新明晰。
辦事有科學的順序。應分為三類:正事必辦;急事立刻辦;普通事照常規(guī)辦。
妥善進行分工授權。授權的關鍵是分工要明確,權責利要相符。分權和授權是重要的領導方法和領導藝術,是總監(jiān)擺脫繁重工作的分身術。
總監(jiān)理工程師是監(jiān)理團隊的核心,而監(jiān)理的關鍵是對管理人員的監(jiān)管,包括做人和處事,做人要做到恰如其分,做事要做到恰倒好處。作為總監(jiān)師,做任何事情都應該把握分寸,并準確地運用好分寸,這就是所謂要把握好“度”。而管理又是動態(tài)地、綜合地管理。所以,要根據(jù)不同的條件和不同的環(huán)境靈活掌握,在總結經驗的基礎上細心揣摩和不斷探索,使管理日臻完善和高效。 |